Excel Formulas & Shortcut Keys — CPCT Exam Guide | Tomar Sir
📊 Sirf Formula ratne se kaam nahi chalega — Real Mock Test practice hi CPCT clear karwata hai
CPCT Computer Proficiency — Excel Section

Excel के सबसे ज़रूरी Formulas, Functions और Shortcut Keys — पूरी CPCT Guide

CPCT Exam के Computer Proficiency Section में Excel से हर बार Questions पूछे जाते हैं। यहाँ हर Formula और Shortcut को Syntax, Explanation और Example के साथ Hindi-English दोनों में समझाया गया है — ताकि Exam Hall में एक भी Question miss ना हो।

40+Formulas Explained
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CPCT_Excel_Practice.xlsx
B2 fx =VLOOKUP(A2,Sheet2!A:B,2,FALSE)
A
B
C
D
1
Roll No
Name
Marks
Grade
2
101
Ravi Kumar
78
=IF(C2>=75,"A","B")
3
102
Anita Sharma
65
B
🎯
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🔢 Math & Stat Functions 🧠 Logical Functions 🔍 Lookup & Reference 🔤 Text Functions 📅 Date & Time Functions ⌨️ Shortcut Keys 💡 CPCT Exam Tips
🔢 Math & Statistical Functions
CPCT में सबसे ज़्यादा पूछे जाने वाले Functions
SUM
⭐ Most Asked
=SUM(number1, number2, ...)
दी गई Range या Numbers का Total (जोड़) निकालता है। सबसे ज़्यादा use होने वाला Function है।
Example: =SUM(A1:A10) → A1 से A10 तक सभी numbers जोड़ देगा
AVERAGE
⭐ Most Asked
=AVERAGE(number1, number2, ...)
दिए गए Numbers का औसत (Mean) निकालता है — Sum ÷ Count के बराबर होता है।
Example: =AVERAGE(B2:B6) → B2 से B6 तक का average result देगा
COUNT
⭐ Important
=COUNT(range)
Range में सिर्फ Numeric (संख्या वाले) Cells की गिनती करता है — Text/Blank ignore हो जाते हैं।
Example: =COUNT(A1:A10) → केवल number वाले cells count होंगे
COUNTA
=COUNTA(range)
Range में सभी Non-Blank (खाली नहीं) Cells गिनता है — चाहे Text हो या Number।
Example: =COUNTA(A1:A10) → Text + Number दोनों वाले cells count होंगे
COUNTBLANK
=COUNTBLANK(range)
Range में सिर्फ खाली (Empty) Cells की गिनती करता है।
Example: =COUNTBLANK(A1:A10) → खाली cells की संख्या देगा
MAX / MIN
⭐ Most Asked
=MAX(range) | =MIN(range)
Range में सबसे बड़ा (MAX) या सबसे छोटा (MIN) Value निकालता है।
Example: =MAX(C2:C20) → सबसे ज़्यादा Marks वाला value देगा
SUMIF
⭐ Important
=SUMIF(range, criteria, sum_range)
किसी Condition (शर्त) को पूरा करने वाले Cells का ही Total निकालता है।
Example: =SUMIF(B2:B10,"Pass",C2:C10) → सिर्फ "Pass" वालों के Marks जोड़ेगा
SUMIFS
=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, ...)
एक से ज़्यादा Conditions लगाकर Total निकालने के लिए use होता है।
Example: =SUMIFS(D2:D10,B2:B10,"Delhi",C2:C10,"Pass")
COUNTIF
⭐ Most Asked
=COUNTIF(range, criteria)
किसी Condition को match करने वाले Cells की गिनती करता है।
Example: =COUNTIF(B2:B10,"Pass") → कितने students "Pass" हैं, गिनेगा
COUNTIFS
=COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2...)
एक साथ कई Conditions पर गिनती करने के लिए use होता है।
Example: =COUNTIFS(B2:B10,"Delhi",C2:C10,"Pass")
ROUND / ROUNDUP / ROUNDDOWN
=ROUND(number, num_digits)
Number को दिए गए Decimal Places तक Round करता है। ROUNDUP हमेशा ऊपर, ROUNDDOWN हमेशा नीचे Round करता है।
Example: =ROUND(45.678,2) → 45.68
RANK.EQ
=RANK.EQ(number, ref, [order])
किसी Value की List में Rank (स्थान) बताता है — order=0 यानि Descending, order=1 यानि Ascending।
Example: =RANK.EQ(C2,C2:C10,0) → C2 की rank निकालेगा
🧠 Logical Functions
Condition-based decision लेने वाले Functions
IF
⭐ Most Asked
=IF(condition, value_if_true, value_if_false)
एक Condition Check करके दो अलग-अलग Result देता है — CPCT में सबसे ज़्यादा पूछा जाने वाला Function।
Example: =IF(B2>=40,"Pass","Fail")
Nested IF
⭐ Important
=IF(cond1,val1,IF(cond2,val2,val3))
एक से ज़्यादा Conditions check करने के लिए IF के अंदर IF लगाया जाता है।
Example: =IF(B2>=75,"A",IF(B2>=50,"B","C"))
AND
=AND(condition1, condition2, ...)
सभी Conditions TRUE होने पर ही TRUE Return करता है, वरना FALSE।
Example: =AND(B2>40,C2>40) → दोनों subjects में pass check
OR
=OR(condition1, condition2, ...)
कोई भी एक Condition TRUE होने पर TRUE Return करता है।
Example: =OR(B2>90,C2>90) → किसी एक subject में 90+ है?
NOT
=NOT(condition)
Condition का उल्टा (Reverse) Result देता है — TRUE को FALSE, FALSE को TRUE बना देता है।
Example: =NOT(B2="Pass") → अगर Pass नहीं है तो TRUE
IFERROR
⭐ Important
=IFERROR(value, value_if_error)
अगर Formula में कोई Error आती है (जैसे #N/A, #DIV/0!) तो एक Custom Message दिखा देता है।
Example: =IFERROR(A2/B2,"Error") → Divide by zero होने पर "Error" दिखेगा
🔍 Lookup & Reference Functions
दूसरे Sheet/Table से Data ढूंढने वाले Functions
VLOOKUP
⭐ Most Asked
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index, [range_lookup])
किसी Value को पहले Column में ढूंढकर, उसी Row से दूसरे Column की Value लाता है (Vertical Search)। range_lookup में FALSE = Exact Match।
Example: =VLOOKUP(A2,Sheet2!A:C,3,FALSE)
HLOOKUP
=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index, [range_lookup])
VLOOKUP जैसा ही, पर Value को पहली Row में ढूंढता है (Horizontal Search)।
Example: =HLOOKUP(A1,A1:F5,3,FALSE)
INDEX
=INDEX(array, row_num, [col_num])
किसी Range में दिए गए Row और Column Number की Value Return करता है।
Example: =INDEX(A1:C10,3,2) → तीसरी Row, दूसरी Column की Value
MATCH
=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
किसी Value की Position (कौन सा Row/Column Number) बताता है।
Example: =MATCH("Ravi",A1:A10,0) → "Ravi" कौन सी position पर है
INDEX + MATCH
⭐ Important
=INDEX(range, MATCH(lookup_value, lookup_range, 0))
VLOOKUP से भी Powerful Combination — Left Side का Data भी ढूंढ सकता है, जो VLOOKUP नहीं कर पाता।
Example: =INDEX(C:C,MATCH(A2,A:A,0))
CHOOSE
=CHOOSE(index_num, value1, value2, ...)
दिए गए Index Number के अनुसार List में से Value चुनकर देता है।
Example: =CHOOSE(2,"Mon","Tue","Wed") → "Tue" देगा
🔤 Text Functions
Text/String को Manipulate करने वाले Functions
CONCATENATE / &
⭐ Important
=CONCATENATE(text1, text2, ...) या =A2&"-"&B2
दो या ज़्यादा Text/Cells को जोड़कर एक बना देता है।
Example: =CONCATENATE(A2," ",B2) → "Ravi Kumar"
LEFT / RIGHT / MID
⭐ Most Asked
=LEFT(text,n) =RIGHT(text,n) =MID(text,start,n)
LEFT — Text की शुरुआत से n Characters निकालता है। RIGHT — अंत से n Characters। MID — बीच से किसी Position से n Characters।
Example: =LEFT("CPCT2025",4) → "CPCT"
LEN
=LEN(text)
किसी Text में कुल कितने Characters (Space सहित) हैं, यह गिनता है।
Example: =LEN("Excel") → 5
TRIM
=TRIM(text)
Text के शुरू, अंत और बीच के Extra Spaces हटा देता है (सिर्फ एक Space बीच में रखता है)।
Example: =TRIM(" Ravi Kumar ") → "Ravi Kumar"
UPPER / LOWER / PROPER
=UPPER(text) =LOWER(text) =PROPER(text)
UPPER सारा Text Capital में, LOWER small में, PROPER हर शब्द का पहला अक्षर Capital कर देता है।
Example: =PROPER("ravi kumar") → "Ravi Kumar"
SUBSTITUTE
=SUBSTITUTE(text, old_text, new_text)
Text में से किसी पुराने Word/Character को नए से Replace कर देता है।
Example: =SUBSTITUTE("CPCT-2024","2024","2025")
📅 Date & Time Functions
Date और Time से जुड़े ज़रूरी Functions
TODAY()
⭐ Important
=TODAY()
System की आज की Date दिखाता है — कोई Argument नहीं लगता।
Example: =TODAY() → 31-07-2026
NOW()
=NOW()
आज की Date के साथ Current Time भी दिखाता है।
Example: =NOW() → 31-07-2026 4:30 PM
DAY / MONTH / YEAR
=DAY(date) =MONTH(date) =YEAR(date)
किसी Date में से सिर्फ Day, Month या Year निकाल देता है।
Example: =MONTH("31-07-2026") → 7
DATEDIF
=DATEDIF(start_date, end_date, "unit")
दो Dates के बीच का अंतर निकालता है — Unit में "Y" (Year), "M" (Month), "D" (Day) लगता है।
Example: =DATEDIF(A2,TODAY(),"Y") → उम्र (Age) निकालने में use होता है
🏆
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हर Mock Test में Real CPCT Pattern पर Excel MCQs हैं — जो PYQ (Previous Year Questions) पर आधारित हैं। Formula सिर्फ पढ़ने से नहीं, बार-बार Practice करने से याद रहता है।
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⌨️ Excel Shortcut Keys — पूरी List
CPCT में Shortcut Keys के Direct Questions आते हैं
File Operations
Ctrl+Nनई Workbook खोलना (New)
Ctrl+Oपहले से बनी File खोलना (Open)
Ctrl+SFile Save करना
F12Save As — नए नाम/Location पर Save करना
Ctrl+PPrint करना
Ctrl+WCurrent Workbook बंद करना
Editing
Ctrl+CCopy करना
Ctrl+XCut करना
Ctrl+VPaste करना
Ctrl+ZUndo — पिछला काम वापस लेना
Ctrl+YRedo — Undo किया हुआ दोबारा करना
Ctrl+Dऊपर वाले Cell का Data नीचे Fill करना (Fill Down)
Ctrl+Rबाईं ओर वाले Cell का Data दाईं तरफ Fill करना (Fill Right)
DeleteSelected Cell का Content हटाना
Formatting
Ctrl+BBold करना
Ctrl+IItalic करना
Ctrl+UUnderline करना
Ctrl+1Format Cells Dialog Box खोलना
Ctrl+Shift+$Currency Format लगाना
Ctrl+Shift+%Percentage Format लगाना
Ctrl+Shift+#Date Format लगाना
Ctrl+Shift+~General (Normal) Number Format लगाना
Navigation & Selection
Ctrl+HomeWorksheet के पहले Cell (A1) पर जाना
Ctrl+EndData की आखिरी Used Cell पर जाना
Ctrl+Arrow KeyData की Last Cell तक तुरंत जाना (उस Direction में)
Ctrl+Page Up / Page Downपिछली/अगली Sheet पर जाना
Ctrl+Aपूरा Data Select करना (Select All)
Ctrl+Spaceपूरा Column Select करना
Shift+Spaceपूरा Row Select करना
F5Go To Dialog Box (किसी Cell पर सीधे जाना)
Formula & Function
Alt+=AutoSum — तुरंत SUM Formula लगाना
F2Selected Cell को Edit Mode में खोलना
F4Cell Reference को Absolute ($A$1) में बदलना / पिछला Action Repeat करना
F9सभी Worksheets की Formulas को Calculate करना
Ctrl+`Cells में Formula दिखाना (Show Formula Toggle)
Shift+F3Insert Function Dialog Box खोलना
Data & View
Ctrl+Shift+LFilter On/Off करना
Ctrl+TSelected Data को Table बनाना
F11Selected Data का तुरंत Chart बनाना (नई Sheet में)
Ctrl+;Current Date Insert करना
Ctrl+Shift+;Current Time Insert करना
Alt+Enterएक ही Cell में नई Line शुरू करना
💡 CPCT Exam में Excel Section को Crack करने के Tips
Tomar Sir की Personal Recommendation
1
SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF, VLOOKUP — ये 5 Functions सबसे ज़्यादा बार पूछे जाते हैं। इन्हें Syntax समेत ज़बानी याद रखो।
2
Shortcut Keys के Questions में अक्सर "किस Key से क्या होता है" उल्टा पूछा जाता है — इसलिए Key और Action दोनों तरफ से Revise करो।
3
Relative vs Absolute Reference ($A$1) पर हर बार Question आता है — F4 Key का Use ज़रूर समझो।
4
VLOOKUP और HLOOKUP में Confusion होता है — याद रखो V = Vertical (Column में ढूंढना), H = Horizontal (Row में ढूंढना)।
5
सिर्फ पढ़कर Formula याद नहीं रहता — हर Formula को खुद Excel में टाइप करके Practice करो, तभी Exam में confidence रहेगा।
6
Mock Test देते वक़्त Time Bound Practice करो — असली Exam जैसा Pressure लेकर Solve करने से Speed और Accuracy दोनों बढ़ती हैं।
Formula याद हो गए — अब असली Practice शुरू करो!

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